איך למלא טופס 161 בסיום העסקה

איך למלא טופס 161 היא שאלה נפוצה מאוד. ב-1.1.2024 נכנס לתוקף טופס 161 החדש, ולכן באופן טבעי העניין סביב אופן המילוי הנכון של טופס חשוב זה גדל עוד יותר. כדי לעזור לכם להבין את השינויים, למלא את הטופס הזה בצורה מדויקת ולנצל את הטבות המס האפשריות, הכנו עבורכם מדריך מעודכן. לייעוץ שמותאם ספציפית עבורכם ניתן לפנות אלינו.

המבנה של טופס 161 החדש

כדי להבין איך למלא טופס 161, רצוי קודם כל ללמוד את המבנה שלו. הטופס – שהמהות שלו היא דיווח לרשות המיסים על פרישה מעבודה ויציאה לגמלאות, ופירוט הדרך המבוקשת מבחינת העובד או העובדת לניצול כספי הפנסיה – מורכב מ-3 חלקים:

חלק א' – הודעת המעסיק: את החלק הראשון של טופס 161 ממלא המעסיק. בחלק זה הוא מדווח לרשות המיסים על פרישת עובד או עובדת, ומציין את כל הפרטים הרלוונטיים: תקופת ההעסקה, פרקי זמן שבהם לא התבצעה עבודה רציפה, השכר, מענקי הפרישה שניתנו לעובד או לעובדת ועוד.

חלק ב' – הודעת העובד: את החלק השני ממלאים העובדים שיוצאים לפנסיה. זוהי למעשה הדרך שבה עובד או עובדת מבקשים מרשות המיסים את הטבות המס הניתנות ביחס לחיסכון הפנסיוני.

חלק ג' – חישובים והנחיות לקופת הגמל: החלק השלישי, כמו החלק הראשון, ממולא ע"י המעסיקים. בחלק זה המעסיק מספק הנחיות לגוף שמנהל את החיסכון הפנסיוני בנוגע לאפיון הכספים שהצטברו בקופת הגמל וביחס לניכויי המס.

איך למלא טופס 161 – סדר הפעולות

בשלב הראשון המעסיק ממלא את חלק א'. לאחר מכן הוא מעביר את טופס ה-161 עם החלק הראשון המלא לעובד או לעובדת. אלה ממלאים את חלק ב', כלומר הודעת העובד, ומחזירים את הטופס למעסיק. המעסיק משלים את חלק ג', ובשלב הזה הטופס כבר מלא לגמרי. את הטופס המלא מעביר המעסיק גם לרשות המיסים וגם לידי העובד (או השאירים שלו, במקרה של פטירה).

מה חובה לצרף לטופס כשמגישים אותו לפקיד שומה?

מעבר לצורך למלא את כל חלקי הטופס, וכמובן לדייק בכל הפרטים, ישנה עוד חובה ביחס להגשת טופס 161 לפקיד השומה: יש לצרף אליו את 3 תלושי השכר האחרונים.

איך למלא טופס 161 – חלק א'?

בחלק א' המעסיק ממלא את פרטי העובד או העובדת: מספר תעודת זהות, שם פרטי ושם משפחה, כתובת מלאה, כתובת דואר אלקטרוני, מספר טלפון ותאריך לידה. כמו כן חובה לציין אם העובד או בעל שליטה או קרוב משפחה של בעל שליטה. לאחר מכן, בסעיף א2, יש למלא את פרטי המעסיק – גם כן מספר תעודת זהות, שם מלא, כתובת, מספר טלפון וכתובת דואר אלקטרוני.

סעיף א3 הוא סיבת הפרישה. האפשרויות הן: יציאה לגמלאות, פיטורין או התפטרות; מוות של העובד או העובדת; נכות (יציבה) בשיעור 75% ומעלה. סעיף א4 הוא תקופת ההעסקה, כלומר מועד התחלת העבודה, מועד הפרישה ופרק הזמן שבין לבין.

מיד לאחר מכן מפורטות תקופות של הפסקת עבודה, הפחתות שכר ושינויים בשיעורי המשרה. חשוב מאוד למלא את הסעיף הזה באופן מוקפד ולהימנע מטעויות. סעיף א6 הוא משכורתו של העובד – גם זו החודשית האחרונה, גם זו המבוטחת האחרונה וגם חבות הפיצויים. בסעיף א7 מציין המעסיק האם לעובד או לעובדת יש זכאות לפנסיה תקציבית, ובסעיף א8 הוא מפרט את מענקי הפרישה (לפי התאריכים שבהם הם ישולמו).

בסעיף א9 נרשמים כל המענקים בגין תקופת העבודה, ובסעיף א10 מודיע המעסיק על ההפקדות למרכיב הפיצויים בקופת הגמל, ומציין האם העובד חויב במס (ואם כן, מהו הסכום שחויב במס). סעיף א11 הוא "קצבה טרם הפרישה בגין תקופת העבודה", והוא רלוונטי במקרים של פרישה מדומה.

בסעיף א12 המעסיק נדרש לדווח האם סך הסכומים העומדים לרשות העובד ושהופקדו על-ידי המעסיק במרכיב הפיצויים עולה או לא עולה על התקרה הרלוונטית (45,600 ש"ח כפול מספר שנות העבודה, או 405,900 ש"ח).

סעיף א13 נועד לסייע לעובד להבין את תמונת המצב, ומפורטים בו הנתונים הבאים: סכום המענק הכולל, סכום לרצף קצבה, סכום לרצף פיצויים, סכום המענק הפטור והסכום המענק החייב במס.

כמו כן חובה לציין בחלק א' האם זהו טופס מקורי או שמא תיקון לטופס 161 שכבר הוגש.

דגשים חשובים לגבי מילוי חלק א' סעיף 10

* כספים שיופיעו בסעיף א10, לא יופיעו בסעיף א9.

* משיכה של פיצויים שחויבו במס בעת ההפקדה תתאפשר בפטור ממס על ההפקדות הנומינליות ועל הרווחים ישלם העובד 15% מס נומינלי.

* המשיכה של הכספים שחויבו במס תהיה ישירות מהקופה ללא צורך באישור פקיד שומה.

* המרה לקצבה בגיל 60 תגרור תשלום ביטוח לאומי ומס בריאות.

* המרה לקצבה בגיל פרישה תקני תהיה פטורה לחלוטין.

איך למלא טופס 161 – חלק ב'?

הודעת העובד כוללת כאמור בקשות מרשות המיסים. בהתאם בחלק ב' מצוינים הסכומים שעומדים לרשות העובד מהמשלמים השונים, ולגבי כל הסכום העובד מציין גם את הסכום הכולל, גם את הסכום לרצף קצבה וגם את הסכום לרצף פיצויים (וכן את הסכום החייב במס ואת הסכום הפטור).

בקשה נוספת שהעובד רשאי לבקש היא פריסה של סכום המענק החייב. עוד פרט חשוב לגבי איך למלא טופס 161 חלק ב' הוא טווח הזמן: על העובד למלא את החלק הזה תוך 10 ימים מהמועד שבו קיבל את הטופס עם חלק א' מהמעסיק.

האם חובה למלא את טופס 161 חלק ב'?

בחלק מהמקרים העובד כלל לא צריך לדעת איך למלא טופס 161 משום שהוא פטור מחובה זו. כל עובד או עובדת יכולים לבחור לא למלא את חלק ב', אם מתקיימים שני תנאים:

1. סימון "לא" בסעיף 12 בחלק א' – כלומר, לעובד אין כספים ממשלמים שהם לא קופת הגמל לקצבה.
2. סימון "אינו עולה" בסעיף 12 בחלק א' – כלומר סך הסכומים שהופקדו בקופת גמל לקצבה לא עולה על התקרה הרלוונטית.

כשעובד בוחר לא למלא את החלק הזה, רשות המיסים מתייחסת לכך כאילו הוא הגיש בקשה לרצף קצבה ביחס למענקי הפרישה שקיבל.

איך למלא טופס 161 – חלק ג'?

בחלק ג' המעסיק מספק הנחיות לגוף המנהל את קופת הגמל. לשם כך עליו לסמן את אחת משתי החלופות האפשריות:

חלופה א': העובד לא העביר למעסיק את חלק ב', ובנוסף התקיימו שני התנאים שפורטו בפסקה הקודמת.

חלופה ב': העובד העביר את חלק ב', ובנוסף התקיימו 7 תנאים. במקרה כזה על המעסיק לציין גם מהו הסכום הכולל של המענק, מהו הסכום לרצף קצבה, מהו הסכום לרצף פיצויים, מהו הסכום הפטור ממס ומהו הסכום החייב במס.

תרחישים נפוצים של מילוי טופס 161

תרחיש 1: פיטורין לאחר מספר שנות עבודה

כאשר עובד מפוטר לאחר מספר שנות עבודה, טופס 161 משמש למסירת תמונת מצב מלאה על תקופת העבודה, השכר, כספי הפיצויים שנצברו בקופות והמענקים שהמעסיק מעמיד לרשותו. לדוגמה, עובד שהשתכר 18,000 ש"ח בחודש ועבד 8 שנים צריך לוודא שהמעסיק ציין בטופס את תאריך תחילת העבודה, תאריך סיום העבודה, השכר הקובע וכל קופות הגמל או קרנות הפנסיה שאליהן הופקדו כספי הפיצויים.

במצב כזה השאלה המרכזית היא האם למשוך את כספי הפיצויים או להשאיר אותם כחלק מהחיסכון הפנסיוני. משיכה מיידית יכולה לספק נזילות, אך היא עלולה להקטין את החיסכון העתידי ואף להשפיע על הטבות המס בפרישה. לכן לפני מילוי חלק ב' בטופס חשוב לבדוק האם יש צורך אמיתי בכסף, האם צפויה התחלת עבודה חדשה, ומה המשמעות של משיכת הפיצויים לעומת רצף קצבה.

תרחיש 2: התפטרות ומעבר למקום עבודה חדש

גם כאשר עובד מתפטר ולא מפוטר, טופס 161 עדיין רלוונטי. במקרה כזה המעסיק מדווח על סיום העבודה ועל הכספים שנצברו לזכות העובד, והעובד צריך להחליט כיצד לטפל בכספי הפיצויים. לדוגמה, עובדת שעוברת למקום עבודה חדש לאחר 5 שנות עבודה צריכה לבדוק האם כספי הפיצויים נשארים בקופה, האם רוצה לבצע רצף קצבה, האם רוצה לבצע רצף מעסיקים, והאם משיכה שלהם תפגע בחיסכון העתידי.

בדרך כלל, כאשר אין צורך מיידי בכסף, כדאי לשקול השארת הפיצויים במערכת הפנסיונית. כך הכספים ממשיכים לצבור תשואה, נשמרת רציפות החיסכון, והעובדת נמנעת מקבלת החלטה שעלולה לפגוע בה בהמשך הדרך.

תרחיש 3: פרישה לגמלאות

בפרישה לגמלאות, טופס 161 הופך למסמך קריטי במיוחד. בשלב זה העובד לא רק מסיים עבודה, אלא גם מקבל החלטות שיכולות להשפיע על הפנסיה ועל המס שישולם במשך שנים רבות. פורש שמקבל מענק פרישה, כספי פיצויים וקצבה חודשית צריך לבחון האם למשוך מענק, לייעד כספים לרצף קצבה או לבצע שילוב בין האפשרויות.

הטעות הנפוצה היא למשוך כספים רק משום שהם זמינים. בפועל, משיכת מענקים בפטור עשויה להשפיע על הפטור ממס על הקצבה בעתיד. לכן בפרישה מומלץ לבדוק את טופס 161 יחד עם קיבוע זכויות בטופס 161ד, כדי לוודא שניצול הפטורים נעשה בצורה נכונה.

תרחיש 4: עובד עם כמה קופות פנסיוניות

עובדים רבים מגיעים לסיום עבודה עם כמה מוצרים פנסיוניים: קרן פנסיה פעילה, ביטוח מנהלים ישן, קופת גמל או קופות ממעסיקים קודמים. במצב כזה חשוב במיוחד לוודא שכל הקופות מופיעות בטופס 161 ושסכומי הפיצויים תואמים לדוחות מהגופים המנהלים.

אם חסרה קופה או אם הסכום בטופס אינו תואם לדוח מהקרן, יש לבקש מהמעסיק לתקן את הטופס לפני שממשיכים בתהליך. חתימה על טופס עם נתונים שגויים עלולה לגרום לעיכוב בשחרור כספים, לניכוי מס לא נכון או לצורך בהגשת תיקונים מול פקיד השומה.

שאלות ותשובות נפוצות – איך למלא טופס 161

1. מהו טופס 161 ולמה חשוב לדעת איך למלא טופס 161?
   טופס 161 הוא טופס של רשות המסים שבו המעסיק מדווח על מענקי הפרישה לעובד. חשוב להבין איך למלא טופס 161 כדי לוודא שהנתונים מדויקים ולהימנע מתשלומי מס מיותרים.

2. מי צריך למלא את טופס 161?
   המעסיק ממלא את טופס 161 בעת פרישת העובד. עם זאת, העובד צריך להגיש טופס 161א ולהבין את הנתונים, לכן חשוב לדעת איך למלא טופס 161 באופן שיבטיח תיאום מול רשויות המס.

3. אילו פרטים יש לכלול כשבוחנים איך למלא טופס 161?
   בטופס נכללים פרטי המעסיק והעובד, פירוט סכומי הפיצויים, תאריכי עבודה, וסוגי פטור או חיוב במס. מילוי נכון דורש הבנה של רכיבי השכר.

4. מה החשיבות של תיאום בין טופס 161 לטופס 161א?
   העובד מגיש טופס 161א, שבו הוא בוחר את אופן מיסוי הפיצויים. התאמה בין הטפסים מונעת כפילויות או טעויות בדיווח למס הכנסה.

5. איך למלא טופס 161 כשיש כמה מקומות עבודה?
   במקרה כזה, יש לדווח בנפרד על כל מעסיק בטופס מתאים, או לכלול את כלל הסכומים במרוכז אם מדובר בפרישה מרוכזת. חשוב להתייעץ עם מומחה.

6. האם חובה לצרף מסמכים נוספים לטופס?
   כן, יש לצרף אישור זהות, דוחות פיצויים, ולעיתים גם תלושי שכר, בהתאם להנחיות פקיד השומה. מסמכים אלה מסייעים להבהיר איך למלא טופס 161 בצורה מלאה.

7. איך למלא טופס 161 במקרים של פרישה מוקדמת?
   יש לוודא שהתאריך תואם לפרישה בפועל ושהסכומים המוצהרים נכונים. לעיתים יש לציין סיבות מיוחדות לפרישה כדי לקבל הטבות מס.

8. האם יש הבדל במילוי טופס 161 לפנסיה תקציבית?
   כן. בפנסיה תקציבית המעסיק מדווח על סכומים שמגיעים מהאוצר, ולכן יש צורך בפירוט תוספות שכר ומקדמי היוון ייחודיים.

9. האם ניתן למלא את טופס 161 באופן מקוון?
   חלק מהמעסיקים מגישים טופס זה דרך מערכות מקוונות, אך במקרים רבים עדיין נעשה שימוש בטופס ידני שנמסר לפקיד שומה.

10. מה קורה אם טופס 161 מולא באופן שגוי?
    טעויות במילוי הטופס עלולות לגרום לחיובי מס מיותרים או לעיכוב בתשלום כספי הפיצויים. לכן חשוב לדעת בדיוק איך למלא טופס 161 או להיעזר באיש מקצוע.

11. אילו סעיפים חשוב לשים לב אליהם במיוחד בטופס?
    יש לשים דגש על סכומי הפיצויים, התאריכים המדויקים של תחילת וסיום העבודה, וסוג ההטבות הניתנות לפי חוק.

12. האם טופס 161 מחייב את העובד או רק את המעסיק?
    אמנם המעסיק אחראי על מילוי הטופס, אך העובד מושפע מהנתונים ולכן עליו להבין איך למלא טופס 161 ולוודא דיוק הפרטים.

13. איך ניתן לבדוק אם המידע שמולא בטופס נכון?
    ניתן להשוות מול תלושי שכר, הסכם העבודה והדוחות מהחברות המנהלות את הפנסיה או הפיצויים. במידת הצורך – לפנות לרואה חשבון או יועץ פרישה.

14. מה קורה לאחר שהוגש טופס 161?
    לאחר ההגשה, פקיד השומה קובע את חבות המס על סמך הנתונים. בהמשך העובד מקבל אישור תשלום פיצויים בהתאם להנחיות.

15. האם כדאי להתייעץ עם מומחה לפני הגשת טופס 161?
    בהחלט. ייעוץ מקצועי מבטיח שהטופס ימולא בצורה תקינה, יפחית סיכונים לתשלום מס עודף, ויאפשר ניצול מלא של זכויות הפטור.

16. מתי המעסיק חייב למסור טופס 161 לעובד?

    המעסיק חייב למסור טופס 161 כאשר מסתיימים יחסי עובד ומעסיק ויש צורך לדווח על כספי פיצויים, מענקי פרישה או זכויות שנצברו לזכות העובד. הטופס משמש את רשות המסים, את העובד ואת הגופים הפנסיוניים לצורך קביעת אופן הטיפול בכספים.

    לאחר שהמעסיק ממלא את חלק א', העובד מקבל את הטופס, בודק את הנתונים וממלא את חלק ב' אם נדרש. לאחר מכן המעסיק משלים את חלק ג' ומעביר את ההנחיות לקופות.

17. מה קורה אם יש טעות בטופס 161?

    אם יש טעות בטופס 161, חשוב לא להתעלם ממנה. טעות בתאריך תחילת העבודה, בשכר הקובע, בסכומי הפיצויים או בפרטי הקופות עלולה לגרום לחיוב מס שגוי או לעיכוב בשחרור כספים.

    במקרה כזה יש לפנות למעסיק ולבקש טופס מתוקן. מומלץ להשוות את הנתונים בטופס לדוחות מקרן הפנסיה, ביטוח המנהלים או קופת הגמל לפני שממלאים את חלק ב'.

18. האם העובד חייב למלא את חלק ב' בטופס 161?

    לא בכל מקרה העובד חייב למלא את חלק ב'. יש מצבים שבהם אי מילוי חלק ב' עשוי להיחשב כאילו העובד ביקש רצף קצבה, בהתאם לתנאים שמופיעים בטופס.

    עם זאת, לא כדאי לוותר על מילוי חלק ב' בלי להבין את המשמעות. חלק זה קובע כיצד העובד מבקש להתייחס לכספי הפיצויים, ולכן הוא יכול להשפיע על המס כיום ועל הפנסיה בעתיד.

19. איך טופס 161 משפיע על הפנסיה העתידית?

    טופס 161 משפיע על הפנסיה העתידית משום שהוא קובע כיצד יטופלו כספי הפיצויים. אם העובד מושך פיצויים, החיסכון הפנסיוני שלו עשוי לקטון. בנוסף, משיכת פיצויים בפטור עלולה להשפיע על הפטור ממס על הקצבה בגיל פרישה.

    לעומת זאת, השארת הכספים לרצף קצבה יכולה לשמור על החיסכון הפנסיוני ולהגדיל את הקצבה העתידית. לכן לא נכון להסתכל רק על הכסף הזמין עכשיו, אלא גם על ההשפעה לטווח ארוך.

20. האם אפשר לתקן טופס 161 לאחר שהוגש?

    כן. אם התגלתה טעות לאחר שהטופס כבר הוגש, ניתן לבקש מהמעסיק להפיק טופס 161 מתקן. תיקון כזה יכול להיות נחוץ כאשר חסרה קופה, כאשר דווח סכום שגוי, או כאשר תאריך העבודה אינו נכון.

    ככל שמגלים את הטעות מוקדם יותר, קל יותר לתקן אותה. לכן מומלץ לבדוק את הטופס מיד עם קבלתו ולא לחכות לשלב שבו רוצים למשוך כספים או לבצע פעולה מול הקופה.

21. מי צריך לשמור עותק מטופס 161?

    גם העובד וגם המעסיק צריכים לשמור עותק מטופס 161. העובד צריך לשמור את הטופס יחד עם מכתבי שחרור, אישורי מס, טופסי 161א אם קיימים, ודוחות מהגופים הפנסיוניים.

    מסמכים אלה עשויים להידרש בעתיד לצורך משיכת כספים, קיבוע זכויות, החזר מס או בדיקת זכויות בפרישה. לכן חשוב לשמור אותם בצורה מסודרת גם שנים לאחר סיום העבודה.

22. האם כדאי להתייעץ לפני חתימה על טופס 161?

    כן, במיוחד כאשר יש סכומי פיצויים משמעותיים, כמה קופות, פרישה לגמלאות, ביטוח מנהלים ותיק או חוסר התאמה בין הנתונים בטופס לבין הדוחות מהקופות.

    טופס 161 הוא לא רק טופס טכני. הוא מסמך שמשפיע על מס, פיצויי פיטורין, הפרשות פנסיה והחיסכון העתידי. ייעוץ מקצועי יכול למנוע טעויות ולסייע בניצול נכון של הזכויות.

האם כדאי להיעזר במומחים לצורך המילוי?

כפי שניתן לראות, התשובה לשאלה איך למלא טופס 161 מורכבת מאוד. מאחר שמדובר בטופס בעל השפעה עצומה על הפרישה מעבודה ועל הכספים שיועמדו לרשות העובד או העובדת אחרי היציאה לפנסיה, מומלץ בחום להפקיד את המשימה הזו בידי אנשי מקצוע מיומנים. השירות של אג'נדה ניתן ע"י מומחים בעלי רישיון פנסיוני של משרד האוצר, והוא כולל גם את מילוי חלק ב' וגם בדיקה יסודית של החלקים אותם ממלא המעסיק – על-מנת לוודא שהכל תקין. מוזמנים ליצור איתנו קשר על-מנת לא לפספס שום הטבה המגיעה לכם כחוק, ולפרוש מעבודה בתנאים מיטביים.